Arco Legalstore

Le stockage légal de vos factures

> Simplifiez la tenue à jour de vos factures
> Minimisez vos frais d’archivage
> Économisez un espace équivalant à la période légale de conservation des factures papier
> Limitez le nombre de manipulations par facture
> Évitez de perdre ou d’abîmer vos documents
> Préservez vos documents des regards indiscrets

La loi vous oblige à conserver toutes les factures entrantes et sortantes pendant la période légale, ce qui représente beaucoup de travail, d’organisation, d’espace et d’argent. En effet, ces montagnes de papier doivent être tenues à jour, classées, ordonnées, stockées dans des armoires, rapidement disponibles et bien à l’abri des vols ou dégradations. Avec Arco LegalStore, vous pouvez oublier tous ces coûts et soucis car ce système de stockage électronique élimine d’un coup les problèmes liés aux piles de papiers.

Comment ?
En remplaçant vos factures papier par une version électronique. La signature électronique avancée en fait une solution parfaite, approuvée par la loi et conforme aux directives strictes du Service Public Fédéral des Finances. Ainsi, après un mois seulement, vous pourrez placer toutes vos factures originales avec les vieux papiers sur le trottoir de votre société !



Scannez puis jetez
La première et principale étape du processus est aussi la dernière opération manuelle : la “saisie” des factures. Chaque facture entrante est scannée en toute sécurité, via un système qui rend toute modification du document impossible. La facture est convertie en PDF associé à un numéro d’ordre unique. Les factures sortantes, quant à elles, sont créées sur le système informatique de votre entreprise et ne doivent donc plus être scannées. De même, vous pouvez dire adieu à la coûteuse et fastidieuse tenue à jour sur des disques optiques.

Filigrane et signature électronique sécurisés
La facture au format PDF est dotée d’un filigrane unique incorporé dans le document, avec le numéro d’ordre et l’horodatage. La signature numérique avancée, conforme à la réglementation internationale, exclut toute forme d’abus.

Factures entrantes
Vous profitez immédiatement des avantages d’Arco LegalStore :
> Fini de garder vos factures pendant la période légale ! Vous gagnez un océan d’espace libre dans vos bureaux. Pour les grandes entreprises, cela représente une économie colossale, par exemple au niveau des sociétés d’archivage.
> Fini de multiplier les opérations manuelles, comme l’apposition de cachets ou de numéros de comptabilisation sur les factures.
> Fini le risque de perte ou de dégradation des factures.

Factures sortantes
Vos factures sortantes sont immédiatement intégrées au flux de travail de LegalStore. Vous bénéficiez donc de tous les avantages directs mentionnés plus haut. Et vous n’avez plus besoin d’envoyer des factures papier. Désormais, tout transite par l’e-mail pour un traitement plus rapide, plus simple et plus efficace.

Arco LegalStore sur mesure
Tous les logiciels liés à Arco LegalStore peuvent être installés dans votre société, mais vous pouvez aussi externaliser certaines composantes, comme le processus de scanning, la plate-forme de signature ou le stockage légal. Nous pouvons en outre vous conseiller pour l’utilisation du système de signature électronique dans d’autres domaines d’application.

Formation et revendeur Arco Legalstore, logiciel de gestion documentaire à Liège et à Namur chez IBGraf : installateur et dealer Arco et à Luxembourg chez IBLux : dealer et installation Arco