Arco Invoice
La gestion et le contrôle du flux de factures
> Limitez l’introduction manuelle de données à une seule opération
> Réduisez votre espace d’archivage
> Faites moins de copies
> Évitez les travaux de recherche
> Reliez les documents apparentés entre eux
> Localisez chaque document en un clin d’oeil
> Évitez le transport interne et la perte de documents
> Minimisez les risques d’erreur
> Maintenez une vue d’ensemble limpide
> Gagnez un temps considérable
> Optimisez votre efficacité et votre rendement
Ouvrir, classer, intégrer, traiter, suivre, contrôler et finaliser une facture entrante demandent un temps précieux. Multipliez cela par le nombre de factures que votre société reçoit chaque année et vous arriverez à une somme impressionnante de travail administratif (qui représente en outre un certain capital).
Avec Arco Invoice, vous minimisez ces tâches car la numérisation de la facture est la seule opération manuelle restante : toutes les autres sont automatisées. Arco Invoice est prêt à l’emploi et ne demande qu’un investissement unique et minimal, qui finira par réduire les frais de traitement de vos factures au quart du montant actuel et vous garantit un surcroît de rendement à terme.
Flux entrant et captation efficaces
La numérisation de vos factures papier est la seule opération manuelle encore requise. La technologie OCR intelligente reconnaît et enregistre tous les champs : données fournisseurs, montant, numéro de facture, date, numéro de commande, numéro de référence,... L’ajout de champs supplémentaires est également possible. Cette reconnaissance des factures inclut un système de contrôle multiple et s’applique en plusieurs langues. Dans le cas des factures électroniques (conformes à la norme EDI), les données sont contrôlées et introduites automatiquement. La numérisation manuelle devient donc elle-même superflue.
Organisation aisée du travail
Arco Invoice propose des approbateurs d’après l’organisation de votre entreprise. Naturellement, vous pouvez modifier ces paramètres et sélectionner des approbateurs vous-même. Ainsi, la répartition du travail est claire et vous limitez le nombre de collaborateurs au strict nécessaire.
Processus d’approbation rapide
Tous les collaborateurs concernés reçoivent un e-mail, qui peut porter sur une seule facture ou sur plusieurs factures apparentées. Chaque collaborateur pourra alors effectuer rapidement et aisément les opérations requises dans le cadre de sa tâche : ajouter des documents, reporter ou refuser l’approbation avec indication du motif, transférer la facture à un collègue ou approuver la facture.
Traitement conformément aux règles internes
Chaque société a ses propres méthodes de travail : avec ou sans bon de commande, un ou plusieurs approbateurs, un responsable différent par pays, etc. Avec Arco Invoice, vous pouvez organiser le traitement (‘routing’) des factures conformément aux règles et méthodes internes.
Intégration aisée avec votre logiciel comptable
Arco Invoice est parfaitement compatible avec votre logiciel ERP ou comptable. Si vous le souhaitez, vous pouvez confier le processus d’enregistrement des factures à Arco, ou optimiser intégralement l’interaction avec le système ERP. Ainsi, la comptabilisation et la mise en paiement des factures pourront être entièrement automatisés.
Contrôle et sécurité absolus
Avec Arco Invoice, vous maintenez une vue d’ensemble sur toutes les affaires courantes. Ainsi, vous pouvez effectuer des recherches et demander des résultats via un document Excel clair. Vous déterminez vous-même qui peut accéder aux factures, qui est mandaté pour les approuver et qui peut modifier la configuration du système. Pour toutes les actions, vous pouvez demander un historique complet expliquant les diverses étapes de chaque facture, de la numérisation au paiement.
Arco Invoice sur mesure
Avec Arco Invoice, vous posez les bases de nombreuses applications offertes par la gestion de documents numériques. N’hésitez pas à demander de plus amples renseignements sur l’intégration de Document Management ou Arco Legal Store, la possibilité d’externaliser Arco Invoice chez Arco, ou l’extension vers d’autres applications telles que Arco DocRoom et Arco Routing.
Formation et revendeur Arco Invoice, logiciel de gestion documentaire à Liège et à Namur chez IBGraf : installateur et dealer Arco et à Luxembourg chez IBLux : dealer et installation Arco