Arco DocRoom

La gestion et le contrôle du flux de documents

> Simplifiez votre gestion documentaire
> Évitez les travaux de recherche
> Reliez les documents apparentés entre eux
> Archivez vos e-mails et annexes
> Maintenez une vue d’ensemble limpide
> Localisez chaque document en un clin d’oeil
> Empêchez les accès non autorisés à vos documents
> Configurez votre Arco DocRoom à la mesure de votre société
 

Lettres entrantes et sortantes, communication interne, trafic e-mail tous azimuts,... le flux de papier et d’e-mails dans votre société ou entité s’accroît de jour en jour. Conséquence : l’organisation simple, claire et rationnelle de ces montagnes de documents peut devenir un véritable calvaire. Arco DocRoom vous offre la solution parfaite.

Avec Arco DocRoom, vous gérez et contrôlez l’intégralité du flux de documents dans votre société. Arco DocRoom organise vos documents, les groupe si nécessaire, y intègre des liens pertinents, permet d’y effectuer des recherches et les préserve des regards indiscrets. Arco DocRoom s’adapte à vos méthodes de travail et non l’inverse. C’est une application très accessible, qui évolue au rythme de votre entreprise et vous fera découvrir le monde de la gestion électronique de documents!
 

Une DocRoom pleine de Docs
Arco DocRoom facilite le stockage, la recherche et l’échange d’informations dans votre organisation. La première étape consiste à alimenter le système via l’ajout et l’indexation de documents. Les documents papier doivent être scannés, tandis que les documents électroniques peuvent être intégrés directement. Utilisez éventuellement des mots-clés afin d’ordonner tous ces documents et d’y faciliter les recherches. Pour clarifier l’ensemble, vous pouvez même représenter graphiquement les propriétés des documents au sein d’une arborescence.

Tous vos e-mails en ordre
Arco DocRoom archive non seulement vos e-mails, mais aussi toutes les annexes de votre trafic de messagerie. Ce faisant, le système intègre automatiquement les critères pertinents pour une recherche : objet, date d’expédition et contenu. Arco DocRoom vous permet de répondre aux mails archivés ou de les transférer ; la réponse se classera d’elle même au bon endroit en tant que document lié.

Toujours la bonne version
Combien de fois un document de travail est-il modifié avant de devenir définitif ? Et combien de fois cherchez-vous la première, deuxième, cinquième ou avant-dernière version ? Avec Arco DocRoom, vous enregistrez vos documents modifiés en tant que nouvelle version. Un “check-out” fige le document, pour qu’il ne soit plus disponible qu’en lecture. Un “check-in” enregistre une version modifiée du document. Vous craignez de perdre le fil ? Pas de panique ! L’“audit trail” assure la tenue à jour chronologique de chaque modification et de chaque version. Finies, les confusions et discussions !

Établir des liens
Arco DocRoom indique les relations entre certains documents. Ainsi, vous pouvez consulter le document de base tout en demandant les autres documents qui y sont associés. Vous gardez donc toujours une vue d’ensemble. Cette fonction vous permet aussi d’établir des liens rapides.

Une structure rigoureuse
Avec Arco DocRoom, vous obtenez en un clin d’oeil un aperçu structurel de tous les documents dans votre entreprise. Le système graphique de dossiers en arborescence a été spécialement élaboré pour naviguer parmi les dossiers, “copier-coller” des documents ou les relier entre eux en toute simplicité. Les recherches ciblées sont un jeu d’enfant et avec le système pratique de droits d’accès, vous sécurisez les documents à l’accès limité.

Cherchez comme bon vous semble
Arco DocRoom vous permet de rechercher des documents sur la base des critères suivants :
> index
> mot-clé
> contenu
> combinaison de ces trois critères
> navigation dans l’arborescence

Arco DocRoom sur mesure
Arco DocRoom est entièrement configurable et personnalisable aux mesures de votre société. Ainsi, vous pouvez aisément adapter les écrans selon les préférences de chaque utilisateur : écrans de recherche, listes de documents pour la navigation, listes de résultats lors de recherches et écrans d’indexation. La barre d’outils est, elle aussi, personnalisable, car chaque utilisateur peut y ajouter ou supprimer des boutons en fonction de ses besoins. Enfin, les utilisateurs peuvent également demander à être contactés en cas de changement pour l’un ou l’autre dossier.

Formation et revendeur Arco DocRoom, logiciel de gestion documentaire à Liège et à Namur chez IBGraf : installateur et dealer Arco et à Luxembourg chez IBLux : dealer et installation Arco